Innlegging av Word-dokumenter
Noen tips for overføring av Word-dokumenter til portalen. For avanserte brukere.
Denne beskrivelsen er for det først for avanserte brukere, og for det andre ikke generell.
Vi skal på et senere tidspunkt lage en enklere prosedyre for overføring av både Word og Publisher dokumenter.
Konvertering
Prosessen starter med å ta opp dokumentet i Word, og 'lagre som web-side'. I menybildet for lagringen, velg 'lagre hele filen som HTML'. Det opprettes et dokument med samme navn, men med typen '.htm' i stedet for '.doc' eller '.docx'. Word oppretter også andre filer (og gjerne en katalog) – disse kan ignoreres og gjerne slettes.
Overføring
Den nye '.htm'-filen overføres til portalen. Flytt deg til den riktige mappen i portalen, velg 'legg til innhold' fra den grønne linjen, og 'side' fra menyen som kommer opp. I det nye bildet, legg inn navnet på dokumentet i tittelfeltet, f.eks. 'Referat fra styremøte den xx.yy.xx'. Beskrivelsesfeltet kan være blankt, eller legg inn en kort beskrivelse av møtet eller dokumentet, hva det inneholder, hovedpunkter eller lignende. En praktisk snarvei til å finne igjen informasjon senere.
Hopp over redigeringsfeltet der vi vanligvis legger inn innhold, og gå direkte til 'Velg fil' under. Her legger du inn navnet på htm-dokumentet du har konvertert fra Word. Trykk deretter lagre.
Redigering
Dokumentet er overført og lagret, klart til 'oppussing' for å bli utseendemessig tilfredsstillende. Klikk i tekstfeltet for å komme til redigeringsmodus eller bruk 'redigér' knappen på den grønne linjen øverst. Typiske enkle tilpasninger er å endre uthevet tekst til normal, legge inn bedre punkt-lister, riktige overskrift-formater etc.
Eksperimentering er den eneste måten å lære disse triksene på. Husk at ingen ting kan ødelegges. Skulle hele innholdet blir totalt 'oppskrudd' eller regelrett forsvinne, er det ikke verre enn å slette den nye siden og starte på nytt. Dataene ligger fortsatt på din PC, og kan overføres hvor mange ganger som helst.
Referater
For det typiske referat-formatet styret har brukt det siste året, har vi laget noen snarveier. I dette formatet ligger referatet som tabell, deltager-oversikten øverst som tabell etc. Her er prosedyren for å utnytte muligheten: NB: Word legger inn en formidabel mengde 'søppel' i dokumentet som genereres. Avhengig av hvilken versjon av Word du bruker, er det sjanse for at dette 'søppelet' må fjernes for at resultatet skal bli bra. Det må som regel gjøres i HTML-modus.
- Etter at dokumentet er overført, aktivisér redigeringsmodus ved å klikke i tekstfeltet eller trykke 'redigér' øverst. I menyfeltet over redigeringsområdet, klikk 'HTML'. Ikke blir skremt av det som kommer frem – det skal ikke verken leses eller forstås, kun såvidt røres.
- Se raskt nedover i teksten og kodene, etter
<table class="MsoNormalTable">. - Hopp over den første du finner, den gjelder deltageroversikten øverst i dokumentet. Den 2. forekomsten endrer du, slik at den blir seende slik ut:
<table class="MsoNormalTable useBorder"> - Gå deretter tilbake til verktøylinjen over, hvor de eneste valget nå er HTML. Trykk for å komme tilbake til normal redigeringsmodus.
- Dokumentet har nå fått et annet og langt ryddigere utseende.
- Neste og siste punkt, som ikke er påkrevet, men anbefales, er å gå gjennom punktlistene. De ser typisk slik ut nå:
- Anders skal gjennomføre … - Velg alle punktene som henger sammen, slik at de blir blå, men pass på at det kun er teksten i punktene som er med, ikke utenfor. Klikk på punktlisten i verktøylinjen over teksten - den ser ut som en liten punktliste og er verktøy nr. 8 fra venstre. Fjern deretter '- ' som står igjen på begynnelsen av hvert punkt, og gå deretter videre til neste punktliste i referatet. Det pleier å være en del av dem. Det er bra.
Utgangspunktet for denne beskrivelsen er formatet slik dere bruker det i dag. Vesentlige endringer i formatet vil gjøre denne oppskriften verdiløs, men innen den tid har dere fått tilstrekkelig erfaring til at dette går av seg selv.
Etterhvert blir det naturlig å legge referater direkte inn i portalen i stedet for å gå via Word eller andre 'gammeldagse' verktøy.
Endre tilgangsrettigheter
Når dokumentet er redigert, kan det publiseres. bruk rullegardinmenyen under 'tilstand' til høyre øverst på den grønne linjen. Velg riktig publikum for dokumentet:
- 'Publisér' - åpne for alle
- 'Styret' - åpne for alle i styret
- 'Sameier' - gjøre tilgjengelig for sameiere
Lykke til!
Hilsen Hanne & Helge